Umstellung von Papierrechnungen auf PDF-Belege

Seit 1.1.2013 sind nicht signierte Rechnungen, die per E-Mail zugestellt werden, steuerlich anerkannt.

 

In diesem Sinne werden auch wir in Zukunft jegliche Papierrechnungen, sowie auch Gutschriften, gemeinsam mit Ihnen, auf PDF-Belege (signiert oder unsigniert) umstellen. In absehbarer Zeit werden wir keine Papierrechnungen mehr akzeptieren.

Die Versendung der Rechnung in elektronischer Form verkürzt den Laufweg (Post, interner Versand etc.) wesentlich, das heißt, dies verkürzt auch Ihren Zahlungseingang.

 

Bitte setzen Sie sich in diesem Zusammenhang mit Ihrem zuständigen Einkaufsmitarbeiter in Verbindung.

 

Um diese PDF-Belege systemtechnisch verarbeiten zu können, sind folgende Kriterien dabei einzuhalten:

 

  • Adressierung an: accounting@doka.com

  • Ein (1) PDF-Beleg pro Email

  • Der Betreff muss folgende Punkte enthalten

    • Ihren Firmennamen

    • Belegnummer

    • Belegdatum

    • pdf-Titel - folgende Zeichen sind erlaubt ("A-Z"; + "0-9"; + "-"; + "_"

    • Type des Anhanges = "application/pdf"

 

Bei Nichteinhaltung der Kriterien kann der PDF-Beleg von unserem System nicht automatisch verarbeitet werden.

 

Wir danken für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung und hoffen, damit gemeinsam unseren Aufwand zu reduzieren und einen Beitrag für die Umwelt zu leisten.

 

 

Mit freundlichen Grüßen

 

Einkauf der Doka GmbH

 

Prok. Ing. Herbert Ritt